Při práci na Tabulce Google s různými spolupracovníky je klíčové sledovat všechny změny. Každý se tak může odvolávat na nové informace a zůstat v obraze.
Sledování a správa změn v Tabulkách Google je poměrně jednoduchá. Existují různé způsoby, jak to provést povolením různých funkcí nebo pomocí doplňku. Pojďme je prozkoumat.
Sledujte změny povolením pravidel oznamování
Elegantní funkce, která existuje v Tabulkách Google „Pravidla oznámení“, vám umožňuje být vždy informováni o změnách provedených v dokumentu. Jakmile to povolíte, budete dostávat e-maily pokaždé, když dojde ke změně listu. Můžete se rozhodnout, zda chcete dostávat upozornění pokaždé, když někdo provede změnu, nebo chcete získat souhrn všech úprav.
Podívejme se, jak to udělat:
- Otevřete list, který potřebujete, a vyhledejte „Nástroje“.
- Přejděte dolů a klikněte na „Pravidla oznámení“.
- Vyberte „Jakékoli změny byly provedeny“.
- Dále v části „Upozornit mě s…“ vyberte mezi okamžitým zasíláním e-mailů nebo denním přehledem.
- Klikněte na „Uložit“.
Sledujte změny povolením Historie verzí
Další užitečnou metodou sledování změn v Tabulkách Google je povolení „Historie verzí“. Tato funkce poskytuje přehled všech úprav spolu s podrobnostmi, jako kdo a kdy úpravy provedl. Jak na to:
- Otevřete list, který potřebujete, a přejděte na „Soubor“.
- Z rozbalovací nabídky vyberte „Historie verzí“ a klikněte na „Zobrazit historii verzí“.
Na pravé straně listu bude pruh zobrazující jména editorů v různých barvách. Nyní budou všechny nové změny zvýrazněny barvou představující osobu, která změny provedla.
Sledujte změny pomocí Sheetgo
Existuje doplněk nazvaný Sheetgo, který vám umožňuje snadno sledovat změny v Tabulkách Google a nechat si data automaticky importovat každý den. Nejprve budete muset nainstalovat doplněk. Poté byste měli otevřít list, kde chcete sledovat denní změny, a list s potřebnými údaji. Zde je návod, jak začít používat doplněk:
- Přejděte na „Doplňky“.
- Z rozbalovací nabídky vyberte „Sheetgo“ a poté „Start“.
- Na pravé straně listu se automaticky otevře pruh.
Nyní, když jste to udělali, se podívejme, jak importovat data z aktuálního listu do listu, kde chcete sledovat změny.
- Přejděte na list, do kterého chcete importovat data.
- Klikněte na tlačítko „Zahájit připojení“ a poté na „Importovat data“.
- Budete moci vidět různé listy, takže vyberte ten, který potřebujete.
- Jakmile na něj kliknete, zobrazí se možnost „Nastavení“.
- Rozbalte kartu „Nastavení“ a uvidíte různé možnosti.
Jakmile provedete tyto kroky, budete také muset povolit „Připojit data“, abyste proces dokončili. Doplněk tak automaticky připojí data pod dříve importovaná data. Měli byste také zaškrtnout „Povolit formátování přenosu“, aby oba vaše listy vypadaly stejně.
Pro budoucí reference můžete připojení pojmenovat. V části „Automatická aktualizace“ se můžete rozhodnout, jak často a v jakou dobu chcete importovat data. Povolení této možnosti a výběr frekvence importu dat vám umožní získat denní aktualizace změn.
Nakonec klikněte na „Dokončit“ pro dokončení procesu. Nová data budou nyní denně přidávána pod stávající. Každý den, kdy list otevřete, získáte nové informace, které vám umožní sledovat změny.
Tento doplněk je užitečný, protože vyžaduje pouze jednorázové připojení. Jakmile to uděláte, budete moci držet krok se změnami v Tabulkách Google automaticky a denně.
Poznámka: Můžete se rozhodnout vypnout „Automatická aktualizace“ nebo změnit, jak často chcete data importovat. Chcete-li to provést, přejděte k části výše.
Sledujte změny povolením „Podmíněné formátování“
Vizuální znázornění změn může být velmi jednoduchým způsobem sledování všech úprav. V Tabulkách Google existuje možnost, jak to udělat – stačí ji povolit. Můžete to udělat takto:
- Vyberte všechna data (buňky), kde chcete použít podmíněné formátování.
- Přejděte na „Formátovat“ a najděte „Podmíněné formátování“.
- V rozbalovací nabídce v části „Pravidla formátování“ uvidíte „Pravidla formátování, pokud…“.
- Zde musíte vybrat „Není prázdné“.
- Dále v části „Styl formátování“ můžete vybrat barvu pozadí nebo písmo písmen.
- Klikněte na „Hotovo“.
Řekněme, že jako barvu pozadí zvolíte modrou. Pokud osoba zadá data nebo provede změny ve formátovaných buňkách, buňka, kde to dělá, zmodrá. Jak jednoduché!
Sledujte změny povolením „Historie buněk“
Pokud si přejete sledovat změny provedené pouze v jedné buňce, můžete to udělat povolením nové možnosti „Historie buněk“. To vám umožní zobrazit jméno spolupracovníka, který provedl změnu, a časové razítko změny. Jak na to:
- Klikněte pravým tlačítkem na buňku a klikněte na „Zobrazit historii úprav“.
- Uvidíte šipky, které můžete přesunout zleva doprava, abyste viděli úpravy.
Gratulujeme!
Nyní již nebudete mít problém zapnout sledování změn v Tabulkách Google. K tomu existují různé metody. Můžete povolit „Pravidla oznámení“, „Historie verzí“, „Podmíněné formátování“, „Historie buněk“ nebo získat doplněk, jako je Sheetgo.
Zkoušeli jste již některou z metod? Který vám nejlépe vyhovuje? Dejte nám vědět v komentářích níže.
