Jak nastavit pryč zprávu ve Skype

Různé barevné stavy ve Skypu pro firmy dávají vašim kontaktům vědět, když jste mimo kancelář, a vaši úroveň dostupnosti. Pokud potřebujete vědět, jak na to, ukážeme vám to v tomto článku.

Nejprve vás provedeme nastavením nepřítomnosti s automatickými odpověďmi ve Windows 10; jak zahrnout další informace nastavením dostupnosti ve Skype. Navíc, protože verze Skypu pro firmy pro Mac aktuálně nezískává informace z kalendáře Outlooku, ukážeme vám postup řešení.

Možnost 1: Synchronizace MS Outlook se Skype pro firmy (fialová tečka s automatickými odpověďmi)

Nastavte funkci Mimo kancelář s automatickou odpovědí ve Windows

Před nastavením funkce Nejsem v kanceláři s automatickými odpověďmi musíte zkontrolovat, jaký typ účtu Outlook máte, protože to bude záviset na krocích, které musíte provést:

V Outlooku klikněte na „Soubor“ > „Nastavení účtu“.
Vyberte „Nastavení účtu“ a poté zkontrolujte sloupec „Typ“:
- Pokud používáte pracovní e-mail, váš účet bude Microsoft Exchange.
- Pokud se jedná o osobní e-mail, jako je Gmail, váš účet bude IMAP nebo POP3.

Nastavení automatické odpovědi v nepřítomnosti pro účet Microsoft Exchange:

Spusťte aplikaci Outlook a poté vyberte „Soubor“ > „Automatické odpovědi“.
V poli „Automatické odpovědi“ klikněte na „Odesílat automatické odpovědi“.
- Můžete nastavit časové období pro vaše automatické odpovědi, které se zastaví v čase ukončení; jinak jej budete muset vypnout ručně.
- Pokud možnost „Automatické odpovědi“ není k dispozici, použijte možnost „Pravidla a upozornění“ k nastavení nepřítomnosti.
Zadejte odpověď, kterou chcete odeslat, když jste pryč, na kartě „Uvnitř mé organizace“.
- Možnost „kdokoli mimo moji organizaci“ vám pošle automatickou odpověď na každý e-mail.
Pro uložení klikněte na „OK“.

Vytvoření zprávy v nepřítomnosti pro váš účet IMAP nebo POP3:

Spusťte aplikaci Outlook a poté vyberte „Soubor“ pro zobrazení možností informací o vašem účtu.
Vyberte „Nová zpráva“.
Vyplňte předmět a odpověď pro svou šablonu.
Klikněte na „Soubor“ a poté na „Uložit jako“.
Do rozbalovací nabídky „Uložit jako typ“ zadejte název vaší šablony; poté klikněte na „Šablona aplikace Outlook (*.oft).“
Vyberte umístění a poté „Uložit“.

Chcete-li vytvořit pravidlo nepřítomnosti:

Klikněte na „Soubor“ > „Spravovat pravidla a upozornění“.
Na kartě „Pravidla e-mailu“ v poli „Pravidla a upozornění“ vyberte „Nové pravidlo“.
Vyberte „Použít pravidlo na zprávu, kterou obdržím“ pod „Začít od prázdného pravidla“ a poté „Další“.
Chcete-li odpovědět na všechny zprávy, ponechte možnosti Kroky 1 a 2 beze změny a poté „Další“.
Kliknutím na „Ano“ potvrdíte pravidlo pro všechny zprávy.
Pod „Krok 1: Vyberte akce;“ poté klikněte na „odpovědět pomocí konkrétní šablony“.
Pod „Krok 2: Upravte popis pravidla“ vyberte zvýrazněný text pro „konkrétní šablonu“.
Vyberte „Uživatelské šablony v systému souborů“ z možnosti „Vybrat šablonu odpovědi“ v „Look In“.
Klikněte na svou šablonu a poté na „Otevřít“ > „Další“.
Přidejte požadované výjimky a poté „Další“.
Nyní své pravidlo nazvěte nějak, např. Mimo kancelář.
Pokud chcete zahájit automatické odpovědi hned, ponechte zaškrtnutou možnost „Zapnout toto pravidlo“ a poté „Dokončit“, jinak zrušte zaškrtnutí této možnosti, dokud nebudete připraveni.

Poznámka: Zatímco budete pryč, budete muset nechat Outlook spuštěný, aby se mohly odesílat automatické odpovědi.

Postup aktivace pravidla:

Klikněte na „Soubor“ > „Spravovat pravidla a upozornění“.
V části „Pravidla e-mailu“ v části „Pravidla a upozornění“ vyhledejte své pravidlo, poté nalevo od něj zaškrtněte políčko a „OK“.

Nakonec nastavte svou přítomnost ve Skype na „Aktivní“:

Kdykoli vás některý z vašich kontaktů Skype vyhledá, uvidí vedle vašeho jména malou fialovou tečku. Tím potvrdíte, že nejste v kanceláři, ale jste stále dostupní a připraveni mluvit.

Přihlaste se do Skype a vyberte svůj profilový obrázek z „Chatů“.
Klikněte na svůj aktuální stav a poté vyberte „Aktivní“.

Nastavte stav Mimo kancelář a „Aktivní“ Skype na Macu

Poznámka: Skype pro firmy na Macu aktuálně nenabízí podrobnosti o přítomnosti na základě kalendáře aplikace Outlook. Jako náhradní řešení můžete nastavit svůj stav na „Aktivní“ se zprávou o stavu Nejsem v kanceláři:

Přihlaste se do Skype a klikněte na svou fotku.
Z rozbalovací šipky pod svým jménem vyberte možnost „Dostupné“.

Poté přidejte zprávu o stavu:

Klikněte na svou fotografii a poté vyberte „Kliknutím přidejte zprávu o stavu“.
Napište zprávu, např. „Momentálně jsem offline…. – ….. Prosím, napište mi.“
- Chcete-li zprávu odstranit, stačí na ni kliknout a poté kliknout na „Odstranit“.

Když vás vaši kolegové vyhledávají ve svých kontaktech Skype, uvidí, že nejste v kanceláři a jste k dispozici.

Možnost 2: Synchronizace kalendáře MS Outlook se Skype (fialová kruhová šipka)

Nastavení funkce Mimo kancelář s automatickou odpovědí/bez ní ve Windows

Před nastavením vaší nepřítomnosti musíte zkontrolovat, jaký typ účtu Outlook máte, protože to bude záviset na krocích, které musíte provést:

V Outlooku klikněte na „Soubor“ > „Nastavení účtu“.
Vyberte „Nastavení účtu“ a poté zkontrolujte sloupec „Typ“:
- Pokud používáte pracovní e-mail, váš účet bude Microsoft Exchange.
- Pokud se jedná o osobní e-mail, jako je Gmail, váš účet bude IMAP nebo POP3.

Nastavení automatické odpovědi v nepřítomnosti pro účet Microsoft Exchange:

Spusťte aplikaci Outlook a poté vyberte „Soubor“ > „Automatické odpovědi“.
V poli „Automatické odpovědi“ klikněte na „Odesílat automatické odpovědi“.
- Můžete nastavit časové období pro vaše automatické odpovědi, které se zastaví v čase ukončení; jinak jej budete muset vypnout ručně.
- Pokud možnost „Automatické odpovědi“ není k dispozici, použijte možnost „Pravidla a upozornění“ k nastavení nepřítomnosti.
Zadejte odpověď, kterou si přejete rozeslat, když jste pryč, na kartě „Uvnitř mé organizace“. Odpověď můžete také ponechat prázdnou.
Možnost „kdokoli mimo moji organizaci“ vám pošle automatickou odpověď na každý e-mail. Pokud chcete odpověď ponechat prázdnou, Outlook doporučuje vybrat „Pouze moje kontakty“.
Pro uložení klikněte na „OK“.

Vytvoření zprávy v nepřítomnosti pro váš účet IMAP nebo POP3:

Spusťte aplikaci Outlook a poté vyberte „Soubor“ pro zobrazení možností informací o vašem účtu.
Vyberte „Nová zpráva“.
Vyplňte předmět a odpověď pro svou šablonu.
Klikněte na „Soubor“ a poté na „Uložit jako“.
Do rozbalovací nabídky „Uložit jako typ“ zadejte název vaší šablony; poté klikněte na „Šablona aplikace Outlook (*.oft).“
Vyberte umístění a poté „Uložit“.

Chcete-li vytvořit pokyn mimo kancelář:

Klikněte na „Soubor“ > „Spravovat pravidla a upozornění“.
U možnosti „Pravidla e-mailu“ v poli „Pravidla a upozornění“ vyberte „Nové pravidlo“.
Vyberte „Použít pravidlo na zprávu, kterou obdržím“ pod „Začít od prázdného pravidla“ a poté „Další“.
Chcete-li odpovědět na všechny zprávy, ponechte možnosti „Krok 1 a 2 beze změny“ a poté „Další“.
Kliknutím na „Ano“ potvrdíte pravidlo pro všechny zprávy.
Pod „Krok 1: Vyberte akce;“ poté klikněte na „odpovědět pomocí konkrétní šablony“.
Pod „Krok 2: Upravte popis pravidla“ vyberte zvýrazněný text pro „konkrétní šablonu“.
Vyberte „Uživatelské šablony v systému souborů“ z možnosti „Vybrat šablonu odpovědi“ v „Look In“.
Klikněte na svou šablonu a poté na „Otevřít“ > „Další“.
Přidejte požadované výjimky a poté „Další“.
Nyní své pravidlo nazvěte nějak, např. Mimo kancelář.
Pokud chcete, aby se vaše automatické odpovědi spustily nyní, ponechte zaškrtnutou možnost „Zapnout toto pravidlo“ a poté „Dokončit“ nebo zrušte zaškrtnutí této možnosti, až budete připraveni.

Poznámka: Zatímco budete pryč, budete muset nechat aplikaci Outlook aktivní, aby bylo možné odesílat automatické odpovědi.

Chcete-li pravidlo aktivovat:

Klikněte na „Soubor“ > „Spravovat pravidla a upozornění“.
V části „Pravidla e-mailu“ v části „Pravidla a upozornění“ vyhledejte své pravidlo, zaškrtněte políčko nalevo od něj a poté „OK“.

Nakonec nastavte svou přítomnost ve Skype na „Off Work“:

Kdykoli vás některý z vašich kontaktů Skype vyhledá, uvidí vedle vašeho jména malou fialovou šipku směřující doleva a tečku. Tím potvrzujete, že jste mimo kancelář a jste mimo práci; tedy neaktivní.

Přihlaste se do Skype a vyberte svůj profilový obrázek z „Chatů“.
Klikněte na svůj aktuální stav a poté vyberte „Nepráce“.

Nastavte Skype stav Mimo kancelář a „Nepráce“ na Macu

Poznámka: Skype pro firmy na Macu aktuálně nenabízí podrobnosti o přítomnosti na základě kalendáře aplikace Outlook. Jako náhradní řešení můžete nastavit svůj stav na „Nepráce“ se zprávou o stavu Nejsem v kanceláři:

Přihlaste se do Skype a klikněte na svou fotku.
Z rozbalovací šipky pod svým jménem vyberte možnost „Off Work“.

Poté přidejte zprávu o stavu:

Klikněte na svou fotografii a poté vyberte „Kliknutím přidejte zprávu o stavu“.
Napište zprávu, např. „Momentálně jsem offline…. a vrátí se…“
- Chcete-li zprávu odstranit, stačí na ni kliknout a poté kliknout na „Odstranit“.

Když vás vaši kolegové vyhledávají ve svých kontaktech Skype, uvidí, že nejste v kanceláři a nejste k dispozici.

Nejčastější dotazy týkající se Skype mimo kancelář

Proč se stále zobrazuje můj stav Skype „Mimo kancelář“?

Když je v nabídce „Nástroje“ > „Možnosti“ > „Osobní“ zaškrtnuta možnost „Zobrazit informace o mé nepřítomnosti kontaktům“, bude se váš stav nepřítomnosti stále zobrazovat, i když je v Outlooku vypnutý.

Pokud tomu tak není, zkuste prosím kontaktovat tým technické podpory společnosti Microsoft a požádat o pomoc.

Mohu vypnout stav Mimo kancelář pomocí Skype místo Outlooku?

Skype používá informace z vašeho kalendáře aplikace Outlook k aktualizaci vašeho stavu; proto budete muset vypnout vaši nepřítomnost prostřednictvím aplikace Outlook.

Zobrazení vašeho stavu Mimo kancelář ve Skype

Nástroj pro zasílání rychlých zpráv Skype pro firmy používá informace z kalendáře aplikace Outlook k informování kontaktů Skype o vašem stavu. To je užitečné, aby vaše kontakty na první pohled viděly, zda jste mimo kancelář a jste k dispozici, nebo mimo kancelář a nejste k dispozici.

Nyní, když jsme vám ukázali kroky k tomu, jste úspěšní v nastavení – fungovalo to podle očekávání? Dejte nám prosím vědět v sekci komentářů níže.