Většina moderních podniků se při komunikaci spoléhá na e-maily. Ztráta přístupu k e-mailům nebo v horším případě k celým e-mailovým účtům může být zničující. Zálohování e-mailů aplikace Outlook je jedním z nejlepších způsobů, jak získat klid, protože víte, že e-maily jsou uloženy na více místech ve vašem zařízení a nelze je snadno ztratit.
V tomto článku vysvětlíme, jak zálohovat e-maily aplikace Outlook několika různými způsoby.
Jak zálohovat a exportovat všechny e-maily aplikace Outlook
Jedním z nejrychlejších způsobů zálohování všech e-mailů aplikace Outlook je použití integrovaného formátu souboru PST. Microsoft Outlook a Microsoft Exchange používají výhradně soubory PST k ukládání e-mailů, kontaktních informací a adres a událostí kalendáře. Statický soubor PST lze použít jako zálohu vašich aktuálních e-mailů a kontaktních informací aplikace Outlook a aplikace Outlook k němu bude mít přístup i v režimu offline.
Postup zálohování e-mailů do souboru PST:
- Otevřete aplikaci Outlook a klepněte na „Soubor“.
- V nabídce vyberte „Otevřít a exportovat“.
- Klikněte na tlačítko „Import/Export“.
- Systém se vrátí na hlavní obrazovku aplikace Outlook a zobrazí se Průvodce importem/exportem, který vás provede procesem exportu.
- V průvodci vyberte ze seznamu možnost „Exportovat do souboru“ a poté klikněte na „Další“.
- Po zobrazení výzvy k výběru typu souboru zvolte „Datový soubor aplikace Outlook (.pst)“ a poté klikněte na „Další“.
- Poté budete vyzváni k výběru složek, které chcete exportovat. Můžete vybrat svůj e-mailový účet a exportovat všechny s ním spojené složky, včetně kontaktů a dat kalendáře. Až budete s výběrem spokojeni, klikněte na „Další“.
- Vyberte cestu adresy, ve které je záložní soubor uložen. Zapamatujte si cestu, abyste k ní měli později přístup.
- Je dobré změnit název souboru (poslední část cesty). Ve výchozím nastavení je to „backup.pst“.
- Pokud ukládáte záložní soubor do výchozí cesty, vyberte, zda chcete duplikovat položky.
- (Volitelné) Pomocí tlačítka „Zpět“ se můžete vrátit do kteréhokoli z předchozích dialogů, například změnit výběr složky.
- Stisknutím tlačítka „Dokončit“ zahájíte proces exportu.
- Aplikace Outlook vás vyzve k vytvoření hesla. To může být důležité z bezpečnostních důvodů, ale nemusíte zadávat heslo.
- Extrahovaný soubor můžete najít v umístění, které jste zadali pro cestu k souboru. Nyní můžete soubor přesunout nebo zkopírovat jinam.
Jak získat přístup k exportovaným e-mailům aplikace Outlook
Jakmile soubory exportujete, možná vás zajímá, jak k nim později přistupovat. Outlook usnadňuje otevírání záloh a obnovení e-mailů do uloženého časového bodu. Zde je to, co musíte udělat:
- Najděte záložní soubor. Poznamenejte si jeho umístění a cestu k souboru.
- Otevřete aplikaci Outlook.
- Klikněte na „Soubor“ a poté na „Otevřít a exportovat“.
- V nabídce vpravo vyberte „Otevřít datový soubor aplikace Outlook“.
- Tím se otevře Průzkumník souborů. Přejděte na záložní soubor. Klikněte na něj a poté vyberte „Otevřít“.
- Systém vás vrátí na hlavní obrazovku aplikace Outlook.
- V navigační nabídce vlevo přejděte dolů, dokud neuvidíte „Data aplikace Outlook“. Tato kategorie obsahuje položky načtené ze záložního souboru.
- Kategorie zachovává původní formátování a systémy složek.
- E-maily můžete přetáhnout a přesunout do jiných souborů.
Nyní máte přístup ke svým zálohovaným e-mailům.
Jak rychle uložit jeden e-mail Outlook
Někdy se nechcete obtěžovat ukládáním všech e-mailů a otevíráním aplikace Outlook znovu, když potřebujete pouze jeden nebo několik konkrétních e-mailů. Naštěstí existuje několik rychlých řešení, jak uložit jeden e-mail z aplikace Outlook.
Metoda 1 – Přímé uložení do složky
- Otevřete aplikaci Outlook.
- Otevřete Průzkumník souborů a přejděte na místo, kam chcete e-mail uložit. Možná budete muset přepnout Outlook i Průzkumník souborů do režimu v okně a přesouvat je pro snazší přístup.
- Přetáhněte e-mail, který chcete uložit, z aplikace Outlook do složky.
- Outlook automaticky uloží e-mail ve formátu „Položka Outlooku“.
- Poklepáním na uložený e-mail jej otevřete v aplikaci Outlook.
Metoda 2 – Uložit jako TXT nebo HTML
- Otevřete e-mail, který chcete uložit, v aplikaci Outlook.
- Vyberte „Soubor“ a poté „Uložit jako“.
- Objeví se Průzkumník souborů. Vyberte cestu, kam chcete e-mail uložit. V dolní části Průzkumníka souborů klikněte na šipku vedle „Uložit jako typ“. Vyberte buď „Pouze text“ pro uložení ve formátu .txt, nebo „HTML“ pro uložení e-mailu jako soubor .html.
- Po uložení lze k e-mailu přistupovat pomocí textového editoru (jako je Poznámkový blok), pokud je ve formátu .txt, nebo pomocí prohlížeče, pokud je uložen jako .html.
Uložením e-mailu tímto způsobem se nezachovají žádné přílohy, takže si je stáhněte, podle potřeby přejmenujte a uložte spolu s e-mailem pro pozdější přístup.
Metoda 3 – K uložení obrázku použijte funkci Screen Capture
K uložení obsahu e-mailu jako obrázku můžete také použít software pro snímání obrazovky. Tato metoda může být užitečná při odkazování na obsah e-mailu v jiných komunikačních formách, protože obrázky lze snadno připnout k e-mailům a jiným zprávám.
Pokud používáte Windows, novější verze jsou dodávány s předinstalovaným softwarem pro snímání obrazovky s názvem Snipping Tool (na starších zařízeních) a Snip & Sketch. Případně můžete použít tlačítko Print Screen na klávesnici a poté vložit obrázek do programu Malování.
U zařízení Mac je postup podobný. Pomocí zkratky Ctrl + Command + 4 otevřete integrovanou funkci snímání obrazovky a poté přetažením zaměřovacího kříže výběru překryjte oblast přes e-mail a uložte jej.
Pro Linux můžete najít ke stažení sortiment softwaru pro snímání obrazovky, který lze použít k uložení e-mailu jako obrázku. Alternativně mají modely založené na GNOME integrovaný nástroj Screenshot v nabídce Aplikace > Příslušenství. Některé verze operačního systému Linux budou reagovat na tlačítko Print Screen na klávesnici, podobně jako v systémech Windows.
Jak mohu exportovat všechny e-mailové adresy v aplikaci Outlook?
Pokud chcete exportovat svůj seznam kontaktů (který obsahuje e-mailové adresy vašich kontaktů a další informace), můžete použít kroky podobné tomu, jak byste exportovali e-maily. Kontaktní informace však mohou být uloženy v jiném formátu souboru, který je uživatelsky přívětivější a lze jej otevřít v Excelu pro rychlou manipulaci a úpravy. Zde je to, co musíte udělat:
- Otevřete aplikaci Outlook.
- Zvolte Soubor > Otevřít a exportovat > Importovat/Exportovat.
- V Průvodci importem/exportem zvolte „Uložit jako soubor“.
- Po zobrazení výzvy k výběru typu souboru zvolte „Hodnoty oddělené čárkami (.csv)“.
- V nabídce výběru složky vyberte pod svým účtem složku „Kontakty“.
- Potvrďte cestu k souboru nebo ji podle potřeby změňte. Pojmenujte soubor podle potřeby.
- Stisknutím tlačítka „Dokončit“ zahájíte proces exportu.
- Dialog Import/Export se po dokončení procesu zavře.
Exportovaný soubor .csv lze otevřít v aplikaci Excel. Zobrazí se velká tabulka s kontaktními informacemi. Pravděpodobně budete mít spoustu prázdných buněk a to je zcela normální. K úpravě dat můžete použít Excel, i když vložení dalšího obsahu může způsobit, že bude pro Outlook nečitelný, pokud byste soubor potřebovali importovat později.
Tento soubor můžete použít na jiném zařízení nebo e-mailové službě k importu kontaktních informací.
Jak uložím více e-mailů aplikace Outlook do svého počítače?
Pokud si chcete uložit více než jeden e-mail najednou, ale nepotřebujete celou e-mailovou knihovnu, existuje způsob, jak vybrat několik e-mailů, které chcete uložit najednou. Zde je to, co musíte udělat:
- Otevřete aplikaci Outlook.
- Vyberte e-maily, které chcete uložit. Podržte Ctrl a klikněte na e-maily, abyste je vybírali jeden po druhém, nebo podržte Shift a vyberte dávku e-mailů mezi prvním a druhým kliknutím.
- Přejděte na Soubor > Uložit jako.
- V dialogovém okně přejděte do složky, do které chcete e-maily uložit, pojmenujte soubor, jak chcete, a jako formát pro uložení zvolte „Pouze text“.
- Aplikace Outlook uloží všechny vybrané e-maily do jediného souboru .txt. Pro přístup k nim můžete použít svůj textový editor.
Pokud je chcete uložit do samostatných souborů .txt, budete muset uložit každý e-mail zvlášť. Další zásuvné moduly aplikace Outlook dostupné online mohou tuto funkci rozšířit o ukládání e-mailů v samostatném formátu .txt nebo v alternativních souborových formátech.
Nový pohled na Outlook
S integrovanou exportní funkcí Outlooku můžete zálohovat a obnovit e-maily v případě, že ztratíte přístup ke svému e-mailovému účtu, ať už kvůli ztracenému heslu nebo hacknutí. Vzhledem k tomu, že online komunikace je tak převládající, můžete si pár minut svého času na pravidelné zálohování e-mailů ušetřit bolesti hlavy spojené s hledáním ztracených souborů.
Jak často exportujete e-maily z Outlooku? Dejte nám vědět v sekci komentářů níže.
