Jak zálohovat a exportovat všechny e-maily aplikace Outlook

Většina moderních podniků se při komunikaci spoléhá na e-maily. Ztráta přístupu k e-mailům nebo v horším případě k celým e-mailovým účtům může být zničující. Zálohování e-mailů aplikace Outlook je jedním z nejlepších způsobů, jak získat klid, protože víte, že e-maily jsou uloženy na více místech ve vašem zařízení a nelze je snadno ztratit.

V tomto článku vysvětlíme, jak zálohovat e-maily aplikace Outlook několika různými způsoby.

Jak zálohovat a exportovat všechny e-maily aplikace Outlook

Jedním z nejrychlejších způsobů zálohování všech e-mailů aplikace Outlook je použití integrovaného formátu souboru PST. Microsoft Outlook a Microsoft Exchange používají výhradně soubory PST k ukládání e-mailů, kontaktních informací a adres a událostí kalendáře. Statický soubor PST lze použít jako zálohu vašich aktuálních e-mailů a kontaktních informací aplikace Outlook a aplikace Outlook k němu bude mít přístup i v režimu offline.

Postup zálohování e-mailů do souboru PST:

  1. Otevřete aplikaci Outlook a klepněte na „Soubor“.

  2. V nabídce vyberte „Otevřít a exportovat“.

  3. Klikněte na tlačítko „Import/Export“.

  4. Systém se vrátí na hlavní obrazovku aplikace Outlook a zobrazí se Průvodce importem/exportem, který vás provede procesem exportu.

  5. V průvodci vyberte ze seznamu možnost „Exportovat do souboru“ a poté klikněte na „Další“.

  6. Po zobrazení výzvy k výběru typu souboru zvolte „Datový soubor aplikace Outlook (.pst)“ a poté klikněte na „Další“.

  7. Poté budete vyzváni k výběru složek, které chcete exportovat. Můžete vybrat svůj e-mailový účet a exportovat všechny s ním spojené složky, včetně kontaktů a dat kalendáře. Až budete s výběrem spokojeni, klikněte na „Další“.

  8. Vyberte cestu adresy, ve které je záložní soubor uložen. Zapamatujte si cestu, abyste k ní měli později přístup.

  9. Je dobré změnit název souboru (poslední část cesty). Ve výchozím nastavení je to „backup.pst“.

  10. Pokud ukládáte záložní soubor do výchozí cesty, vyberte, zda chcete duplikovat položky.

  11. (Volitelné) Pomocí tlačítka „Zpět“ se můžete vrátit do kteréhokoli z předchozích dialogů, například změnit výběr složky.

  12. Stisknutím tlačítka „Dokončit“ zahájíte proces exportu.

  13. Aplikace Outlook vás vyzve k vytvoření hesla. To může být důležité z bezpečnostních důvodů, ale nemusíte zadávat heslo.

  14. Extrahovaný soubor můžete najít v umístění, které jste zadali pro cestu k souboru. Nyní můžete soubor přesunout nebo zkopírovat jinam.

Jak získat přístup k exportovaným e-mailům aplikace Outlook

Jakmile soubory exportujete, možná vás zajímá, jak k nim později přistupovat. Outlook usnadňuje otevírání záloh a obnovení e-mailů do uloženého časového bodu. Zde je to, co musíte udělat:

  1. Najděte záložní soubor. Poznamenejte si jeho umístění a cestu k souboru.

  2. Otevřete aplikaci Outlook.

  3. Klikněte na „Soubor“ a poté na „Otevřít a exportovat“.

  4. V nabídce vpravo vyberte „Otevřít datový soubor aplikace Outlook“.

  5. Tím se otevře Průzkumník souborů. Přejděte na záložní soubor. Klikněte na něj a poté vyberte „Otevřít“.

  6. Systém vás vrátí na hlavní obrazovku aplikace Outlook.

  7. V navigační nabídce vlevo přejděte dolů, dokud neuvidíte „Data aplikace Outlook“. Tato kategorie obsahuje položky načtené ze záložního souboru.

  8. Kategorie zachovává původní formátování a systémy složek.

  9. E-maily můžete přetáhnout a přesunout do jiných souborů.

Nyní máte přístup ke svým zálohovaným e-mailům.

Jak rychle uložit jeden e-mail Outlook

Někdy se nechcete obtěžovat ukládáním všech e-mailů a otevíráním aplikace Outlook znovu, když potřebujete pouze jeden nebo několik konkrétních e-mailů. Naštěstí existuje několik rychlých řešení, jak uložit jeden e-mail z aplikace Outlook.

Metoda 1 – Přímé uložení do složky

  1. Otevřete aplikaci Outlook.

  2. Otevřete Průzkumník souborů a přejděte na místo, kam chcete e-mail uložit. Možná budete muset přepnout Outlook i Průzkumník souborů do režimu v okně a přesouvat je pro snazší přístup.

  3. Přetáhněte e-mail, který chcete uložit, z aplikace Outlook do složky.

  4. Outlook automaticky uloží e-mail ve formátu „Položka Outlooku“.

  5. Poklepáním na uložený e-mail jej otevřete v aplikaci Outlook.

Metoda 2 – Uložit jako TXT nebo HTML

  1. Otevřete e-mail, který chcete uložit, v aplikaci Outlook.

  2. Vyberte „Soubor“ a poté „Uložit jako“.

  3. Objeví se Průzkumník souborů. Vyberte cestu, kam chcete e-mail uložit. V dolní části Průzkumníka souborů klikněte na šipku vedle „Uložit jako typ“. Vyberte buď „Pouze text“ pro uložení ve formátu .txt, nebo „HTML“ pro uložení e-mailu jako soubor .html.

  4. Po uložení lze k e-mailu přistupovat pomocí textového editoru (jako je Poznámkový blok), pokud je ve formátu .txt, nebo pomocí prohlížeče, pokud je uložen jako .html.

Uložením e-mailu tímto způsobem se nezachovají žádné přílohy, takže si je stáhněte, podle potřeby přejmenujte a uložte spolu s e-mailem pro pozdější přístup.

Metoda 3 – K uložení obrázku použijte funkci Screen Capture

K uložení obsahu e-mailu jako obrázku můžete také použít software pro snímání obrazovky. Tato metoda může být užitečná při odkazování na obsah e-mailu v jiných komunikačních formách, protože obrázky lze snadno připnout k e-mailům a jiným zprávám.

Pokud používáte Windows, novější verze jsou dodávány s předinstalovaným softwarem pro snímání obrazovky s názvem Snipping Tool (na starších zařízeních) a Snip & Sketch. Případně můžete použít tlačítko Print Screen na klávesnici a poté vložit obrázek do programu Malování.

U zařízení Mac je postup podobný. Pomocí zkratky Ctrl + Command + 4 otevřete integrovanou funkci snímání obrazovky a poté přetažením zaměřovacího kříže výběru překryjte oblast přes e-mail a uložte jej.

Pro Linux můžete najít ke stažení sortiment softwaru pro snímání obrazovky, který lze použít k uložení e-mailu jako obrázku. Alternativně mají modely založené na GNOME integrovaný nástroj Screenshot v nabídce Aplikace > Příslušenství. Některé verze operačního systému Linux budou reagovat na tlačítko Print Screen na klávesnici, podobně jako v systémech Windows.

Jak mohu exportovat všechny e-mailové adresy v aplikaci Outlook?

Pokud chcete exportovat svůj seznam kontaktů (který obsahuje e-mailové adresy vašich kontaktů a další informace), můžete použít kroky podobné tomu, jak byste exportovali e-maily. Kontaktní informace však mohou být uloženy v jiném formátu souboru, který je uživatelsky přívětivější a lze jej otevřít v Excelu pro rychlou manipulaci a úpravy. Zde je to, co musíte udělat:

  1. Otevřete aplikaci Outlook.

  2. Zvolte Soubor > Otevřít a exportovat > Importovat/Exportovat.

  3. V Průvodci importem/exportem zvolte „Uložit jako soubor“.

  4. Po zobrazení výzvy k výběru typu souboru zvolte „Hodnoty oddělené čárkami (.csv)“.

  5. V nabídce výběru složky vyberte pod svým účtem složku „Kontakty“.

  6. Potvrďte cestu k souboru nebo ji podle potřeby změňte. Pojmenujte soubor podle potřeby.

  7. Stisknutím tlačítka „Dokončit“ zahájíte proces exportu.

  8. Dialog Import/Export se po dokončení procesu zavře.

Exportovaný soubor .csv lze otevřít v aplikaci Excel. Zobrazí se velká tabulka s kontaktními informacemi. Pravděpodobně budete mít spoustu prázdných buněk a to je zcela normální. K úpravě dat můžete použít Excel, i když vložení dalšího obsahu může způsobit, že bude pro Outlook nečitelný, pokud byste soubor potřebovali importovat později.

Tento soubor můžete použít na jiném zařízení nebo e-mailové službě k importu kontaktních informací.

Jak uložím více e-mailů aplikace Outlook do svého počítače?

Pokud si chcete uložit více než jeden e-mail najednou, ale nepotřebujete celou e-mailovou knihovnu, existuje způsob, jak vybrat několik e-mailů, které chcete uložit najednou. Zde je to, co musíte udělat:

  1. Otevřete aplikaci Outlook.

  2. Vyberte e-maily, které chcete uložit. Podržte Ctrl a klikněte na e-maily, abyste je vybírali jeden po druhém, nebo podržte Shift a vyberte dávku e-mailů mezi prvním a druhým kliknutím.

  3. Přejděte na Soubor > Uložit jako.

  4. V dialogovém okně přejděte do složky, do které chcete e-maily uložit, pojmenujte soubor, jak chcete, a jako formát pro uložení zvolte „Pouze text“.

  5. Aplikace Outlook uloží všechny vybrané e-maily do jediného souboru .txt. Pro přístup k nim můžete použít svůj textový editor.

Pokud je chcete uložit do samostatných souborů .txt, budete muset uložit každý e-mail zvlášť. Další zásuvné moduly aplikace Outlook dostupné online mohou tuto funkci rozšířit o ukládání e-mailů v samostatném formátu .txt nebo v alternativních souborových formátech.

Nový pohled na Outlook

S integrovanou exportní funkcí Outlooku můžete zálohovat a obnovit e-maily v případě, že ztratíte přístup ke svému e-mailovému účtu, ať už kvůli ztracenému heslu nebo hacknutí. Vzhledem k tomu, že online komunikace je tak převládající, můžete si pár minut svého času na pravidelné zálohování e-mailů ušetřit bolesti hlavy spojené s hledáním ztracených souborů.

Jak často exportujete e-maily z Outlooku? Dejte nám vědět v sekci komentářů níže.